Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) plant, zum Januar 2025 eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für den B2B-Bereich einzuführen. Diese soll für alle inländischen Unternehmen gelten, die umsatzsteuerpflichtig sind. Betroffene Unternehmen sollten sich zeitnah auf die Umstellung vorbereiten.
Digitalisierungsschub vor allem in Kleinunternehmen nötig
Das BMF möchte nicht nur alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen zur Nutzung von E-Rechnungen verpflichten, sondern auch bis 2028 ein dazu passendes Meldesystem entwickeln, um den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Kleine wie große Firmen sollen in den nächsten Jahren ihre B2B-Rechnungen vorzugsweise über E-Rechnungsplattformen übermitteln. Von der geplanten Weitergabe der steuerrelevanten Daten aus der E-Rechnung an die Finanzverwaltung erhofft man sich eine Verringerung der Mehrwertsteuerlücke von derzeit rund 23 Milliarden Euro in Deutschland.
Für Lieferanten des Bundes ist die E-Rechnung seit November 2020 verpflichtend. Laut einer Bitkom-Studie (https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Elektronische-Rechnungen-in-der-Breite) nutzten im September 2021 immerhin schon 43 Prozent der Unternehmen die E-Rechnung in einem strukturierten Format wie dem EDI-Standard, ZUGFeRD oder XRechnung. Bei Kleinstunternehmen mit nur sehr wenigen Angestellten ist der Aufholbedarf am größten. Da die Umstellung der Unternehmensprozesse auf E-Rechnungen viel Zeit und Expertise benötigt, sollten Führungskräfte das Thema möglichst zeitnah auf ihre Agenda setzen.
Ziel: Umsatzsteuersysteme widerstandsfähiger machen
Während in Hessen bereits zum April 2024 elektronische Rechnungen zur Pflicht werden, ist in einigen EU-Mitgliedsstaaten schon jetzt die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend und es besteht ein entsprechendes Meldesystem in Richtung der Finanzämter. Dabei werden Einzeltransaktionen in Echtzeit gemeldet. Dies kann nur über zertifizierte E-Rechnungsplattformen geschehen und ist nur mittels strukturierter Rechnungsformate wie ZUGFerD oder XRechnung erreichbar. Formate wie PDF oder Papierbelege gehören dann der Vergangenheit an.
Die Basis für die Einführung eines EU-weiten Meldesystems bzw. die Pflicht zur elektronischen Rechnung für grenzüberschreitende Transaktionen ist der Gesetzesvorschlag für eine Mehrwertsteuer-Meldepflicht unter dem Namen "VAT in the Digital Age (ViDA)" von Ende 2022. Damit in Deutschland ansässige Unternehmen zunächst ihre inländischen Transaktionen zum 01.01.2025 digital erfassen und melden können, wird mit der baldigen Bekanntgabe der konkreten Vorgaben der Finanzverwaltung gerechnet.
Unternehmen können (und sollten) sich vorbereiten
Ein wichtiger Aspekt für Unternehmen mit bislang analoger Rechnungslegung ist die Überprüfung der aktuell eingesetzten Buchhaltungssoftware hinsichtlich eventuell bereits vorhandener E-Rechnungsfunktionen. Um sich auf den Versand und den Empfang elektronischer Rechnungen vorzubereiten, müssen die dazu notwendigen Daten die entsprechende Qualität aufweisen, beispielsweise die Kunden- und Artikelstammdaten Es gilt, die Unternehmenssoftware so einzurichten, dass sie Rechnungsinhalte aus E-Rechnungen automatisch auslesen kann. Längst sind zudem Programme auf dem Markt, die recht einfach normkonforme elektronische Rechnungen erzeugen.
Mit Blick auf Erfahrungen aus Italien, wo die E-Rechnung bereits seit 2019 Pflicht ist, sind für deutsche Unternehmen auch Vorteile bei der Einführung der digitalen Rechnungsstellung zu erwarten. Dazu zählen eine höhere Transparenz, effizientere Prozesse und Rechnungen, die schneller bezahlt werden. Um ebenfalls derartige Vorteile zu erfahren, empfiehlt es sich für Unternehmen, in der Umstellungsphase einen erfahrenen Berater hinzuzuziehen. So begleitet bspw. Jochen Treuz seit vielen Jahren Firmen aller Branchen bei der Digitalisierung ihres Rechnungswesens. Jochen Treuz kann man über seine Webseite kontaktieren.